個人情報保護方針

当社は、2005年4月にJIS　Q 15001に準拠した個人情報保護プログラムを制定し、
2007年1月に日本情報処理開発協会（JIPDEC）より個人情報について
適切な取り扱いが行われている企業に与えられる『プライバシーマーク』を取得しています。

個人情報保護理念

個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものである。
株式会社ノバックスは、ソフトウェア開発及び情報処理業務を営むうえで取扱うお客様、お取引先並びに当社従業者の個人情報を、確実に保護することは重要な責務であると認識しております。
したがって、当社は個人情報保護のための全社的な取り組みを実施し、個人情報の取り扱いに関する適切性の確保に努めます。

基本方針

個人情報は個人の貴重な財産であります。
当社で業務に従事するすべての者は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施・維持し、個人情報を正確かつ安全に取り扱います。

方針

個人情報の取得・利用・提供について
　当社は事業の内容及び規模を考慮した個人情報と個人番号の取得において、利用目的を明らかにしてその目的の達成に必要な範囲内で取り扱うとともに、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないように適切な措置を講じます。さらに取得した個人情報は適切に管理し、その利用及び提供は同意を得た範囲内で行います。また、個人番号を含む個人情報（特定個人情報）は法令等の定める事務でのみ利用します。
個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範について
　当社は、個人情報、特定個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
個人情報の適正管理について
　当社は、取扱う個人情報、特定個人情報についてセキュリティ対策、入退管理など適切な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止及び是正に努めます。
苦情及び相談への対応について
　当社は、個人情報、特定個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受付けて、下記苦情相談窓口にて、適切かつ迅速に対応します。
継続的改善について
　当社は、個人情報、特定個人情報の適切な保護処置が講じられるように、定期的な運用確認、監査及び見直しの機会を通して、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

制定日　2005年4月1日
最終改定日　2024年11月11日
　　株式会社ノバックス
代表取締役社長地曵祐哉

【個人情報保護方針に関する問合せ先】
個人情報保護管理者田原寿江
電話番号：03-5950-5412

個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取扱うことを宣言します。

1. 個人情報の利用目的について

(1)当社は、ソフトウェア開発及び情報処理業務を主とした事業活動を通じてお預かりしたお客様の個人情報を、次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。（直接書面以外取得の個人情報）
- ①技術者情報の利用目的
  - ソフトウェア開発及び情報処理業務を受託する営業活動のため。
  - 受託済みのソフトウェア開発及び情報処理業務に適した技術者を選定するため。
  - プライバシーマーク　マネジメントシステムの運用を図るため。
- ②ソフトウェア開発及び情報処理業務を行う際の顧客システムデータの利用目的
  - 請負、受託業務の遂行のため
(2)当社で保有する個人情報は、次に示す利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
- ①従業員情報の利用目的
  - 勤務管理・人事給与・福利厚生・社会保険・連絡等
- ②採用応募者の利用目的
  - 採用選考・連絡
(3)当社は次の各号のいずれかに該当すると認められる場合には、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することがあります。
- ①法令に基づく場合
- ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2. 個人情報の開示等について

当社は、本人から個人情報について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）の求めがあった場合には、遅滞なく対応するとともに、次のとおりその手続き等を定めます。

①申し出先：総務部　苦情相談窓口
（所在地）東京都豊島区東池袋1-34-2　スエル池袋3F
（電話番号） 03-5950-5412
（Ｅ-mail） info@novaks.co.jp
②請求方法：電話、メール又は手紙にて請求下さい。なお特段、記入用紙は用意しておりません。
③本人又は代理人の確認方法
　通常業務において本人と確認できるもの（例．ID及びパスワード）で行います。
　この方法で本人と確認できない場合には、コールバックにて確認致します。
　代理人の場合は、本人の委任状にて確認します。
④手数料は徴収致しません。
⑤回答方法
　本人の指定方法にて回答します。指定のない場合には本人に直接手渡し、もしくは本人（又は代理人）の住所宛に、
　本人限定受取郵便にて、1ヶ月以内に回答致します。

3. 個人情報の安全管理について

当社は以下の通り、個人情報の取得・利用・保存等の各段階に応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

(1)組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備いたします。
  また個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施いたします。
(2)人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
(3)物理的安全管理措置
- 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施いたします。個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施いたします。
(4)技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定いたします。個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入いたします。

4. 個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関する苦情相談窓口について

個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関する苦情・相談については、「苦情相談窓口」までお申し出下さい。

■株式会社ノバックス　総務部「苦情相談窓口」
（所在地）　〒170-0013　東京都豊島区東池袋1-34-2 スエル池袋3F
（電話番号） 03-5950-5412
（E-mail） info@novaks.co.jp

5. 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

■一般財団法人日本情報経済社会推進協会　個人情報保護苦情相談室
（住所）〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
（電話番号）03-5860-7565／0120-700-779
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

株式会社ノバックス
個人情報保護管理者　田原寿江
（連絡先）03-5950-5412

個人情報保護関連法令

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